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mann mit handy und fahrtenbuch

Elektronisches Fahrtenbuch: Zeit & Steuern sparen beim Firmenwagen

Sie sind Angestellter im Außendienst oder selbstständiger Handwerker und fahren einen Firmenwagen? Dann haben Sie sich bestimmt schon einmal die Frage gestellt, ob Sie das Fahrzeug auch zu privaten Zwecken nutzen dürfen. Die Antwort lautet: ja. Allerdings müssen Sie eine Steuer auf die private Nutzung des Firmenwagens zahlen. Dafür kann sich unter Umständen das Führen eines Fahrtenbuchs lohnen. Damit die mühselige Kleinstarbeit zur entspannten Nebensache wird, lohnt sich der Umstieg auf ein elektronisches Fahrtenbuch. Wie diese funktionieren und welche Anbieter es gibt, erfahren Sie in diesem Artikel.

In welchem Fall lohnt sich ein Fahrtenbuch?

Die Versteuerung der Privatfahrten mit Dienstwagen erfolgt entweder über die pauschale 1-Prozent-Regelung oder über ein Fahrtenbuch. Das Führen eines Fahrtenbuches lohnt sich besonders in folgenden Fällen:

  • Bei geringer Privatnutzung
  • Wenn es sich um einen Gebrauchtwagen handelt
  • Bei einem hohen Bruttolistenneupreis des Fahrzeugs

Durch Einreichen des Fahrtenbuchs beim Finanzamt lassen sich zum Teil vierstellige Steuerersparnisse erzielen.

Tipp: Umfassende Informationen rund um die 1%-Regelung vs. Fahrtenbuch finden Sie in unserem Ratgeber zur Versteuerung von Firmenwagen.

Welche Daten werden mit dem Fahrtenbuch aufgezeichnet?

Das Fahrtenbuch erfasst alle Strecken, die Sie mit Ihrem Dienstwagen unternehmen. Ganz gleich, ob es sich dabei um eine private oder geschäftliche Fahrt handelt. Bei einer Dienstfahrt müssen folgende Daten aufgezeichnet werden:

  • Datum & Uhrzeit
  • Start- & Zieladresse
  • Fahrtziel: Ort u. Name des aufgesuchten Geschäftskontakts
  • Etwaige Umwege
  • Anlass der Dienstfahrt
  • Zwischenziele
  • Kilometerstand vor & nach der Fahrt

Für private Fahrten reicht hingegen ausschließlich die Kilometerangabe.

Wichtige Funktionen eines elektronischen Fahrtenbuchs

Der Hauptvorteil eines elektronischen Fahrtenbuchs ist der geringe Aufwand und die damit einhergehende Zeitersparnis. Während bei einem klassischen Fahrtenbuch mit Stift und Papier jede Kleinigkeit händisch eingetragen werden muss, nimmt das elektronische Fahrtenbuch alle Fahrten automatisch im Detail auf. Lediglich die Klassifizierung, ob es sich um eine private oder eine dienstliche Fahrt handelt, müssen Sie im Anschluss noch selbst vornehmen. Falls Sie dies innerhalb von 7 Tagen nach Aufzeichnung der Fahrt versäumen, wird die Strecke automatisch als privat gekennzeichnet.

Wer sich für ein elektronisches Fahrtenbuch entscheidet, sollte darauf achten, dass dieses vom Finanzamt akzeptiert wird

Die wichtigste Eigenschaft, damit das elektronische Fahrtenbuch vom Finanzamt akzeptiert wird, ist die GoBD-Konformität (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung). Diese setzt Folgendes voraus:

  • Die Daten werden aus dem Fahrzeug gewonnen.
  • Die Dokumentation kann nicht manipuliert werden.
  • Die Erfassung und Auswertung ist rechtssicher.
  • Die Aufzeichnung erfolgt lückenlos.

Weitere Eigenschaften, die Sie bei der Auswahl des elektronischen Fahrtenbuchs beachten sollten, sind:

  • Genaue und detaillierte Erfassung
  • Sichere Datenspeicherung
  • Unkomplizierte Handhabung/Bedienung
  • Kompatible Systeme und Geräte, z.B. GPS-Tracking, Cloud-Speicherung, Zugriff über Smartphone/Desktop
  • Funktionen zur Automatisierung, z.B. Speichern häufiger Ziele, automatische Generierung der Daten, Berechnung des Spritverbrauchs

3 Systeme zur Aufzeichnung des elektronischen Fahrtenbuchs

Die Aufzeichnung der Fahrten erfolgt je nach System auf drei verschiedene Arten:

  1. Fest verbaute Erfassungsgeräte, welche die Daten des Fahrzeugs & GPS-Ortung aufzeichnen
  2. Ein- und aussteckbarer OBD2-Stecker (On-Board-Diagnose) für Telemetriedaten & GPS-Ortung
  3. Erfassung der Daten über mobiles GPS via Smartphone

Tipp: Smartphone-Apps erleichtern Ihnen nicht nur das Eintragen ins Fahrtenbuch, sondern bieten viele weitere Möglichkeiten rund ums Autofahren. Ob Tankstellenfinder, Pannendienst auf Knopfdruck oder Bußgeldrechner, in unserem Artikel Auto-Apps finden Sie zahlreiche digitale Helfer.

Elektronische Fahrtenbücher im Vergleich

Um Ihnen die Suche ein wenig zu erleichtern, stellen wir Ihnen drei Anbieter für elektronische Fahrtenbücher mit je unterschiedlichem Erfassungssystem vor. Alle hier vorgestellten Fahrtenbücher sind vom Finanzamt anerkannt.

TravelControl: Fest verbautes Gerät

TravelControl unterstützt Dienstreisende bereits seit 20 Jahren und wurde seit 2008 jedes Jahr vom TÜV zertifiziert. Das System läuft über ein fest verbautes Gerät, welches zu einem deutschlandweiten Festpreis von Servicetechnikern professionell im Fahrzeug montiert wird. Mithilfe der eingebauten GPS-Antenne werden die Daten auf einer Chipkarte gespeichert. Diese Chipkarte kann jederzeit am PC ausgelesen werden.

Bei einem Datenverlust können Sie die vergangenen 4.000 Fahrten problemlos aus der Hardware wiederherstellen. Das Gerät funktioniert übrigens auch in allen gängigen Hybrid- und Elektroautos.

Vimcar: Mit OBD2-Stecker

Einer der bekanntesten Anbieter für elektronische Fahrtenbücher ist Vimcar. Mithilfe eines OBD2-Adapters, den Sie in die OBD2-Schnittstelle Ihres Fahrzeugs stecken, wird jede Autofahrt automatisch aufgezeichnet und in einer App oder auf dem PC gespeichert. Besonders praktisch ist die integrierte SIM-Karte, welche die Daten auf den Server überträgt. Ein Smartphone ist somit keine notwendige Voraussetzung für das elektronische Fahrtenbuch.

obd2-stecker von vimcar im fußraum vom auto
Die OBD2-Schnittstelle befindet sich in vielen Fahrzeugmodellen im Fußraum des Fahrers (Quelle: vimcar.com)

Vimcar legt besonderen Wert auf Ihre Privatsphäre. Lediglich Start- und Zieladresse werden per GPS erfasst, die gefahrene Distanz wird über das Fahrzeug ausgemessen. Zusätzlich können Sie einen passwortgeschützten Privatmodus einrichten. Somit kann niemand Ihre gefahrenen Strecken zurückverfolgen.

KFZ Fahrtenbuch: Smartphone-App

Die Aufzeichnung der Fahrtdaten laufen beim KFZ Fahrtenbuch über das mobile GPS Ihres Smartphones. Die kostenlose App ist sowohl für Android als auch iOS erhältlich. Für einen Aufpreis von 4,99 Euro im Monat können Sie das Fahrtenbuch auch auf dem PC für Windows, Mac und Linux verwenden. Über die Synchronisation via Cloud werden die Daten zeitnah auf der App und im Browser gespeichert.

Im Gegensatz zu den anderen vorgestellten Fahrtenbüchern müssen Sie beim KFZ Fahrtenbuch jede Strecke manuell starten und beenden.

Top-5 elektronische Fahrtenbücher im Überblick

Neben den drei vorgestellten Fahrtenbüchern sind natürlich noch viele weitere Konkurrenten auf dem Markt vertreten. In der folgenden Übersicht haben wir die LeasingMarkt.de Top-5 der elektronischen Fahrtenbücher für Sie zusammen- und gegenübergestellt.

AnbieterVimcar FahrtenbuchTravelControlKFZ FahrtenbuchPaceFleetize
DatenquelleAdapter SIM-KarteGPS-Antenne und
Chipkarte mit 4.000
Fahrten
Mobiles GPS via App
für Smartphone
Adapter App für
Smartphone
Adapter SIM-Karte
SystemOBD2-Stecker holt
GPS-Daten über
OBD2-Schnittstelle
und speichert sie
online auf einem
Server ab.
Datenabruf via App
oder Desktop  
Fest eingebautes
TravelControl-Gerät
arbeitet mit GPS-
Antenne und speichert
Daten auf dem Chip.
Chip-Karte wird am
Desktop ausgelesen.  
Mobile GPS-Daten
über Smartphone.
Datenabruf via
CloudSync auf
Smartphone und
Desktop  
OBD2-Stecker,
zieht GPS- und
Telemetriedaten
über die OBDII-
Schnittstelle.
Daten werden
über App
gespeichert  
OBD2-Stecker,
GPS-Daten werden
automatisch
via GSM-
Mobilfunknetz auf
Server gespeichert
Datenabruf via
App oder Desktop
ExtrasLernfähiges System

Umkreiserkennung

Kontaktbuch

Rückfahrterkennung

Privatmodus

Kostenerfassung

Live-Statistik  
Einbau durch
Partnerwerkstätten

TÜV-Zertifikat

Datenwiederherstellung
nach Verlust

Fuhrparkverwaltung
mit Fahrzeugortung,
Routenverfolgung etc.  
Fahrzeug-Ortung

Spracherkennung

Fahrtvorlagen

Intelligenter
Kilometerstand

Liveansicht der
Fahrtenaufzeichnung

Manuelles Erfassen
von Fahrten  
Fehlercode-
Analyse

Fahrzeug-
Ortung

Traffic Monitor

Tankstellen finden

Performance Monitor

Benzinkosten-
Tracking

Automatischer
Notruf

Spritspartrainer  
Fahrzeugortung

6 Monate kostenlose,
europaweite
Datenübertragung

Fälschungssicher
durch interne
Stützbatterie

Vorteile insb. für
Flottenbesitzer:
Übersicht über
Standort und
Bewegung aller
Fahrzeuge
Preis15,90 €/Monat
zzgl. MwSt.
990,00 € + ca. 150,00 €
Einbaukosten
zzgl. MwSt.
4,99€/Monat
inkl. MwSt.
119,00 €
zzgl. MwSt.
19,95 €/Monat
zzgl. MwSt.
Alle Angaben ohne Gewähr

Dank Fahrtenbuch & Gewerbeleasing sparen

Es ist nicht unüblich, dass Unternehmen ihre Dienstflotte leasen statt kaufen. Immerhin bringt das Gewerbeleasing zahlreiche Pluspunkte mit sich, wie z.B. Steuervorteile, Liquidität und Planungssicherheit. Weitere Infos, etwa welche Voraussetzungen für ein Firmenleasing erfüllt sein müssen, finden Sie in unserem Ratgeber zum Gewerbeleasing.

Informieren Sie sich bei Besitz eines Dienstwagens, ob ein Fahrtenbuch womöglich höhere Steuerersparnisse mit sich bringt. Noch mehr Geld sparen Sie übrigens mit unseren exklusiven Firmenwagen Leasingangeboten auf LeasingMarkt.de.

Nutzen auch Sie die Steuervorteile, die Ihnen rechtlich zustehen. Wir wünschen Ihnen eine entspannte Fahrt!

Fabian

Fabian ist schon sehr lange Teil des LeasingMarkt.de Rennstalls und kennt sich auch abseits vom Thema Leasing bestens aus in der Auto-Welt. Wann und wie mache ich meinen Wagen winterfest? Wie lange darf ich im Halteverbot stehen? Smartphone-Navi oder integriertes System? Ganz gleich, worum es geht – Fabian ist bei jeglichen Fragen stets die erste Anlaufstelle. Privat ist er übrigens großer Formel 1 Fan und drückt dem Team mit dem schwarzen Pferd im Logo die Daumen.

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